Wie funktioniert die Migration von Daten?

2018-08-03T15:15:51+00:0010 Juni 2018|

In der IT gilt, dass Hardware alle paar Jahre gewechselt werden muss, die Software, die auf dieser Hardware läuft, vielleicht alle 10 Jahre. Die Daten aber, die mit dieser Software erzeugt wurden, leben ewig. Insbesondere im Gesundheitswesen mit seinen langen Aufbewahrungsfristen medizinischer Daten stellt sich daher bei einem Wechsel der Arztsoftware die Frage nach der sogenannten Migration der Daten aus der alten in die neue Software. Für diese Datenmigration gibt es etablierte Verfahren.

Migrationsverfahren

Bei einer solchen Datenmigration werden die Daten aus der Datenbank der alten Arztsoftware ausgelesen (Datenexport) und in einem „Transferpaket“ gespeichert, welches die ausgelesenen Daten sowie ggf. Bilder, Dokumente und Arztbriefe enthält. Die Verwendung eines solchen Transferpaketes ist erforderlich, da in der Regel die alte und die neue Software nicht direkt miteinander kommunizieren können und oftmals auf verschiedenen Servern laufen. Das Transferpaket kann bei Bedarf auf einen anderen Rechner übertragen werden, wo es dann in die neue Arztsoftware eingelesen wird (Import). Für das Transferpaket wird bei Arztsoftware in der Regel das sogenannte „Behandlungsdatenträger“-Format BDT verwendet, das mit den Formaten zum Austausch von Labordaten (LDT) und zur Kommunikation mit Medizingeräten (GDT, siehe neuer Blog) „verwandt“ ist und speziell für den Austausch von Daten zwischen unterschiedlicher Arztsoftware entworfen wurde.

Ein BDT-Transferpaket kann in der Regel auf zwei Arten erstellt werden. Viele Systeme bieten hierzu eine eigene Export-Funktion an, mit deren Hilfe eine Transferdatei erstellt werden kann. Diese wird beispielsweise zur Kommunikation mit Medizingeräten über eine GDT-Schnittstelle verwendet. Da die Hersteller aber verständlicherweise nicht an einem Softwarewechsel interessiert sind, ist der Umfang der der exportierten Daten meistens stark begrenzt. Eine Alternative bieten dedizierte, kostenpflichtige Exportprogramme, die von Dritten entwickelt werden und die einen fast vollständigen Export des Datenbestandes ermöglichen. Diese Exportprogramme gibt es für die am weitesten verbreiteten Systeme.

Die Hersteller von Arztsoftware arbeiten aus den genannten Gründen nicht mit den Herstellern der Exportprogramme zusammen und informieren letztere beispielsweise nicht über Änderungen ihrer Datenstrukturen. Daher muss vor einer geplanten Datenmigration immer getestet werden, ob das Exportprogramm fehlerfrei arbeitet.

Während für den Datenexport durchaus Software von Dritten eingesetzt werden kann, muss die Funktion für den Datenimport immer vom Hersteller der jeweiligen Arztsoftware erstellt werden, da nur dieser die innere Struktur seiner Software kennt. Glücklicherweise unterstützen im Gegensatz zum Export alle Hersteller den Import von Daten in ihre Arztsoftware, denn eine Datenmigration ist in der Regel Voraussetzung für einen Softwarewechsel.

Vorbereitung

Eine Datenmigration hat einen vorgegebenen Ablauf, der bestimmte Anforderungen an seine Reihenfolge und die damit verbundenen Zeitbedarfe hat. Sie muss daher vorab geplant werden.

Testmigration

Es empfiehlt sich, die Migration vorab zu testen. Dabei wird ein begrenzter Datenbestand aus der alten Software in ein Transferpaket exportiert und anschließend in die neue Arztsoftware importiert. Dieser Test dient zum einen dazu, die korrekte Funktion des Exports zu testen, Anhaltspunkte für dessen Laufzeit zu ermitteln und sich mit der Darstellung der importierten Daten in der neuen Arztsoftware vertraut zu machen. Aus der Testmigration ergeben sich in der Regel eine Reihe von Erkenntnissen. Eine Testmigration sollte mit ausreichend zeitlichem Vorlauf geplant werden, der ggf. eine mehrfache Wiederholung ermöglicht.

Umstellungszeitpunkt

Aus der ermittelten Laufzeit des Exports und des Imports ergeben sich eventuell Erfordernisse für den Umstellungszeitpunkt, da im Zeitraum zwischen dem Beginn des Exports bis zum Ende des Imports keine neuen Daten erfasst werden dürfen. Hier sollte ein Zeitpunkt gewählt werden, der im Fehlerfall eine mehrfache Ausführung der Migration zulässt.

Eine Datenmigration wird idealerweise zum Quartalsübergang durchgeführt. Dabei werden alle Abrechnungsdaten des laufenden Quartals in der alten Arztsoftware erfasst und dort auch abgerechnet. Nach erfolgreicher Abrechnung werden die Daten von dort exportiert und in die neue Arztsoftware importiert, in der dann die Patienten des neuen Quartals erfasst und später abgerechnet werden. Aufgrund des erhöhten Patientenaufkommens zum Start des neuen Quartals bedeutet dies aber in der Regel eine erhebliche zusätzliche Belastung der Praxis.

Eine Datenmigration wird daher oft im laufenden Quartal durchgeführt. Zu einem bestimmten Stichtag wird der Datenbestand in der alten Software „eingefroren“ und in die neue Software migriert, in der dann am Quartalsende die Abrechnung des kompletten Quartals erfolgt. Bei dieser Verfahrensweise müssen die importierten Daten besonders sorgfältig auf Vollständigkeit geprüft werden.

Überprüfung der Migration

Im Vorfeld einer Datenmigration muss daher neben dem Test des Exports und dem Festlegen des Migrationszeitpunkts auch festgelegt werden, wie der Erfolg der Migration überprüft werden kann. Dafür muss der Datenbestand des alten und neuen Systems nachvollziehbar verglichen werden. Dies erfolgt normalerweise durch den Vergleich der Statistiken der gesetzlichen Abrechnung in der alten Software vor dem Export und in der neuen Software nach dem Export. Zusätzlich können beispielsweise Patientenakten stichprobenhaft verglichen werden. Für das Erstellen der benötigten Dokumentation und die Durchführung des Abgleichs nach dem Import ist ebenfalls ausreichend Zeit vorzusehen.

Behebung von Problemen

Nicht immer können aufgrund der unterschiedlichen Datenstrukturen und Funktionsweisen der verschiedenen Softwaresysteme alle Daten vollständig und inhaltlich korrekt in die neue Software migriert und dort in der vorgesehenen Form weiter verwendet werden. In einigen Migrationen konnten beispielsweise Heilmittelverordnungen nach RED Medical nur als Befunde in der Akte importiert werden, was die Ausstellung etwa von Folgeverordnungen erschwert. Eine Testdatenübernahme zeigt solche Probleme frühzeitig auf und ermöglicht die Planung entsprechender Vor- oder Nacharbeiten zur Behebung.

Alternativplan

Für den Fall unvorhergesehener, nicht unmittelbar lösbarer Schwierigkeiten während der „echten“ Migration ist ein Alternativplan zu entwickeln, der die Weiterführung des Praxisbetriebs ermöglicht. Dieser wird in der Regel den Weiterbetrieb der alten Software und eine erneute Migration zu einem späteren Zeitpunkt vorsehen. Es muss aber sichergestellt werden, dass die dafür erforderliche Hard- und Software sowie ggf. benötigte Lizenzen noch vorhanden sind.

In der Regel ist die Datenmigration nur ein Teil eines Umstellungsprojektes, zu dem auch die Einrichtung der neuen Software, die Anbindung von Geräten über Schnittstellen, die Schulung und der Test möglichst unter echten Bedingungen gehört.

Ablauf zum Migrationszeitpunkt

Sind die Vorbereitungen erfolgreich abgeschlossen und der festgelegte Migrationszeitpunkt gekommen, muss die Erfassung neuer Daten in der alten Software vollständig beendet werden. Anschließend sind alle Abschlussarbeiten durchzuführen. Hierzu zählen beispielsweise die Abrechnung aller privat Versicherten im alten System und die Erstellung der benötigten Dokumentation für den späteren Datenabgleich (z.B. GNR-Statistik aus gesetzlicher Abrechnung). Anschließend wird der Datenexport gestartet, der das Transferpaket erstellt. Wurde dieser erfolgreich beendet, kann das Transferpaket ggf. auf einen anderen Rechner übertragen und der Import gestartet werden. Nach erfolgreicher Beendigung des Imports muss dann der Abgleich des Imports erfolgen. Erst nach erfolgtem Abgleich und der Freigabe dürfen dann Daten in der neuen Software erfasst werden. Die alte Software sollte zu Vergleichs- und Auskunftszwecken noch eine Weile vorhanden sein.